Trong giờ cao điểm, lễ tân cần theo dõi lịch hẹn, khách walk-in, dịch vụ khách yêu cầu và trạng thái của từng thợ. Khi khách thay đổi dịch vụ hoặc thợ cần nghỉ, việc phân công càng cần một quy trình rõ ràng hơn.
Quản lý lượt thợ Senverse, thông qua tính năng Smart Turn Management, hỗ trợ theo dõi lượt theo thời gian thực, thiết lập lượt theo dịch vụ và phân lượt dựa trên dịch vụ hoặc giá tiền. Hệ thống cũng hỗ trợ khách có lịch hẹn, khách walk-in và những điều chỉnh phát sinh trong ngày làm việc.
Để sử dụng hiệu quả, chủ tiệm cần xác định quy tắc tính lượt, thống nhất cách xử lý phát sinh và giúp đội ngũ hiểu cách theo dõi thông tin trên Turn Board.
Cách quản lý lượt thợ Senverse hoạt động
Vai trò của Smart Turn Management
Smart Turn Management giúp chủ tiệm và lễ tân quản lý lượt thợ theo quy định của tiệm.
Mỗi tiệm có thể phân lượt theo cách khác nhau. Một số tiệm dựa trên dịch vụ đã thực hiện, trong khi những tiệm khác dùng giá dịch vụ. Các tình huống như khách có lịch hẹn, khách yêu cầu thợ cụ thể hoặc thợ tạm nghỉ cũng cần được cân nhắc trong hoạt động hằng ngày.
Senverse cung cấp các khả năng quản lý lượt để hỗ trợ quy trình đó. Chủ tiệm cần thống nhất các quy tắc áp dụng trước khi cấu hình hệ thống và hướng dẫn nhân viên.
Tính năng này là một phần của hệ thống Senverse POS dành cho tiệm nail, hỗ trợ quản lý lượt trong hoạt động hằng ngày của tiệm.
Để hiểu thêm về quy tắc tính lượt và quy trình vận hành tiệm hằng ngày, hãy đọc hướng dẫn về cách hệ thống chia lượt tiệm nail hoạt động.
Theo dõi lượt theo thời gian thực với Turn Board
Senverse hỗ trợ theo dõi lượt theo thời gian thực và hiển thị thông tin quản lý lượt trên Turn Board.
Lễ tân có thể theo dõi thông tin này khi cân nhắc phân khách cho thợ. Khi có thay đổi, người phụ trách cần xem xét tình huống để tiếp tục áp dụng quy định của tiệm.
Turn Board cung cấp một nguồn thông tin chung để đội ngũ theo dõi lượt. Để sử dụng nhất quán, lễ tân và thợ cần hiểu cách đọc thông tin và những quy tắc đang được áp dụng.
Thiết lập quy tắc quản lý lượt trong Senverse
Theo dịch vụ
Senverse hỗ trợ gán Turn Value cho từng dịch vụ. Chủ tiệm có thể thiết lập cách mỗi dịch vụ được tính vào lượt thợ theo quy định của tiệm.
Ví dụ: Trong danh sách dịch vụ được hiển thị, Basic Manicure và Gel / Shellac Manicure đều có Turn Value là 0.5, trong khi Russian Manicure có Turn Value là 1.5. Các dịch vụ trong cùng một nhóm có thể có giá trị lượt khác nhau.
Theo giá tiền
Senverse hỗ trợ quy tắc tính lượt theo giá tiền dựa trên tổng tiền ticket trước tip. Chủ tiệm có thể xác định số tiền tối thiểu và tối đa cho từng khoảng, rồi gán giá trị lượt tương ứng.
Ví dụ: Cấu hình được hiển thị sử dụng các khoảng tiền sau:
| Tổng tiền ticket trước tip | Turn Value |
|---|---|
| $20–$50 | 0.5 |
| $51–$70 | 1 |
| $71–$100 | 1.5 |
Với các thiết lập này, ticket $40 được tính 0.5 lượt, ticket $60 được tính 1 lượt và ticket $80 được tính 1.5 lượt.
Giá trị lượt theo dịch vụ và các khoảng tiền ở trên phản ánh cấu hình trong ảnh chụp màn hình. Đây không phải thiết lập mặc định áp dụng chung cho Senverse.
Thống nhất cách xử lý phát sinh
Cùng với phương pháp tính lượt, chủ tiệm cần thiết lập quy tắc cho các tình huống có thể phát sinh:
- Khách có lịch hẹn và khách walk-in: Cách tính lượt cho từng nhóm khách, bao gồm khách yêu cầu thợ cụ thể.
- Thợ nghỉ hoặc quay lại làm việc: Cách tiếp tục lượt theo quy định của tiệm.
- Thay đổi trong quá trình làm dịch vụ: Khi nào cần kiểm tra và điều chỉnh lượt.
- Trách nhiệm điều chỉnh: Ai thực hiện thay đổi và kiểm tra thông tin sau đó.
Quy tắc rõ ràng giúp lễ tân và thợ hiểu cách quản lý lượt, đồng thời tạo cơ sở nhất quán để xử lý phát sinh.
Quản lý lượt trong ngày làm việc
Quản lý khách có lịch hẹn và khách walk-in
Senverse hỗ trợ khách có lịch hẹn và khách walk-in trong quy trình quản lý lượt. Trước khi phân khách walk-in, lễ tân nên kiểm tra dịch vụ khách yêu cầu, thông tin lượt hiện tại, khả năng nhận khách của thợ và các lịch hẹn sắp tới.
Một thợ hiện đang rảnh có thể sắp đến giờ phục vụ khách có lịch hẹn. Nhân viên nên cân nhắc lịch hẹn đó trước khi phân thêm việc. Với khách yêu cầu thợ cụ thể, hãy áp dụng chính sách tính lượt đã được tiệm thống nhất.
Xử lý khi thợ nghỉ hoặc quay lại làm việc
Senverse hỗ trợ trạng thái tạm vắng hoặc tạm dừng trong quản lý lượt. Thợ nên thông báo khi nghỉ và khi sẵn sàng nhận khách trở lại để lễ tân phân công phù hợp với khả năng nhận khách của họ.
Khi thợ quay lại, hãy tiếp tục lượt theo chính sách đã thiết lập của tiệm và cấu hình hệ thống.
Điều chỉnh khi có thay đổi trong quá trình làm dịch vụ
Senverse hỗ trợ điều chỉnh khi có thay đổi trong quá trình làm dịch vụ. Nếu khách đổi dịch vụ, hãy kiểm tra dịch vụ mới có Turn Value khác hay không. Khi dùng quy tắc theo giá tiền, hãy kiểm tra tổng tiền ticket trước tip sau cập nhật có chuyển sang khoảng tiền khác hay không.
Nhân viên phụ trách điều chỉnh lượt nên thực hiện những thay đổi cần thiết và kiểm tra thông tin đã cập nhật trên Turn Board trước lần phân khách tiếp theo.
Ví dụ về quản lý lượt trong giờ cao điểm
Tình huống tại quầy lễ tân
Giả sử có ba thợ đang làm việc:
- Thợ A: Sẵn sàng nhận khách.
- Thợ B: Đang thực hiện dịch vụ.
- Thợ C: Sắp có khách đến theo lịch hẹn.
Hai khách walk-in cùng đến: một khách yêu cầu Basic Manicure, khách còn lại yêu cầu pedicure.
Ví dụ giả định này minh họa các quyết định của lễ tân. Đây không phải mô tả thuật toán tự động phân khách trong Senverse.
Kiểm tra thông tin trước khi phân khách
| Thông tin cần kiểm tra | Ảnh hưởng đến quyết định |
|---|---|
| Dịch vụ khách yêu cầu | Xác định những thợ có thể thực hiện từng dịch vụ. |
| Thông tin lượt hiện tại | Xem Turn Board cùng với khả năng nhận khách của thợ. |
| Dịch vụ thợ B đang thực hiện | Xác nhận khả năng nhận khách trước khi phân thêm khách. |
| Lịch hẹn sắp tới của thợ C | Cân nhắc liệu việc nhận thêm dịch vụ có xung đột với lịch hẹn hay không. |
Thợ A có thể được cân nhắc nhận một trong hai khách walk-in sau khi nhân viên kiểm tra khả năng thực hiện dịch vụ và thông tin lượt. Việc phân khách còn lại phụ thuộc vào khả năng nhận khách của những thợ khác và lịch hẹn sắp tới.
Áp dụng quy tắc tính lượt khi dịch vụ thay đổi
Nếu khách Basic Manicure chuyển sang Russian Manicure, cấu hình theo dịch vụ được minh họa ở trên gán các giá trị khác nhau: 0.5 lượt cho Basic Manicure và 1.5 lượt cho Russian Manicure. Nhân viên nên kiểm tra thông tin lượt và điều chỉnh khi cần.
Nếu tiệm sử dụng quy tắc theo giá tiền, nhân viên nên đối chiếu tổng tiền ticket trước tip sau thay đổi với các khoảng tiền đã cấu hình.
Tìm hiểu quy trình quản lý lượt phù hợp với tiệm của bạn
Để xem cách quản lý lượt thợ Senverse phù hợp với tiệm, hãy chuẩn bị danh sách dịch vụ, quy tắc tính lượt hiện tại và những tình huống phát sinh thường gặp cho buổi demo. Bao gồm ví dụ về đổi dịch vụ, khách yêu cầu thợ và thời gian nghỉ để trao đổi cách xử lý những tình huống này.
Dùng các ví dụ này để xem xét Turn Value của dịch vụ, các khoảng tiền ticket trước tip và thông tin hiển thị trên Turn Board. Để tìm hiểu hệ thống tổng thể hơn, hãy xem hướng dẫn demo Senverse POS.
Đặt lịch demo Senverse để tìm hiểu quy trình quản lý lượt dựa trên nhu cầu của tiệm bạn.