Đặt lịch hẹn tại tiệm nail không chỉ là tìm một khung giờ còn trống. Nhân viên cần tính đến dịch vụ khách muốn sử dụng, thời lượng của từng dịch vụ, lịch làm việc của thợ nail và những thay đổi được thông báo qua điện thoại hoặc tại quầy lễ tân.
Phần mềm đặt lịch tiệm nail phù hợp cần hỗ trợ cách tiệm xử lý những công việc này hằng ngày. Bài viết này trình bày các tính năng cần so sánh, những tình huống thực tế nên kiểm tra trong buổi demo và các câu hỏi cần đặt ra trước khi chọn nhà cung cấp.
Phần mềm đặt lịch tiệm nail nên giúp bạn quản lý những gì?
Phần mềm đặt lịch tiệm nail nên giúp nhân viên nắm được các cuộc hẹn đã đặt, thợ nào có thể thực hiện từng dịch vụ và những thay đổi cần xử lý. Khi so sánh các lựa chọn, hãy bắt đầu từ công việc mà quầy lễ tân thực hiện mỗi ngày.
- Đặt lịch cho khách và sắp xếp lịch tại quầy: Nhân viên cần có cách rõ ràng để xem thông tin cuộc hẹn, thêm lịch đặt qua điện thoại hoặc trực tiếp và cập nhật lịch khi kế hoạch của khách thay đổi.
- Lịch làm việc và thời gian còn trống của thợ nail: Quy trình đặt lịch cần tính đến giờ làm việc, các cuộc hẹn hiện có và yêu cầu chọn một thợ cụ thể hoặc bất kỳ thợ nào còn lịch trống. Hãy hỏi từng nhà cung cấp về cách thiết lập và duy trì các quy tắc này.
- Đặt lịch trực tuyến và quản lý cuộc hẹn hằng ngày: Nếu khách có thể gửi yêu cầu hoặc đặt lịch trực tuyến, hãy tìm hiểu cách các lịch hẹn đó hiển thị cùng với lịch do nhân viên nhập. Kiểm tra điều gì xảy ra khi cuộc hẹn được thay đổi, bị hủy hoặc cần nhân viên xem xét.
Đối chiếu các bước này với quy trình hiện tại của tiệm trước buổi demo. Cách này giúp bạn đánh giá thực tế liệu phần mềm có hỗ trợ những quyết định mà nhân viên phải đưa ra trong ngày hay không. Nếu bạn cũng đang đánh giá tổng thể hoạt động tại quầy lễ tân, hãy tìm hiểu Senverse POS System dành cho tiệm nail cùng với các yêu cầu đặt lịch của tiệm.
Những tính năng cần so sánh trong phần mềm đặt lịch tiệm nail
Chỉ một danh sách tính năng chưa đủ để cho biết hệ thống đặt lịch có phù hợp với tiệm hay không. Hãy yêu cầu từng nhà cung cấp trình diễn các tác vụ dưới đây bằng danh sách dịch vụ, lịch làm việc của nhân viên và những yêu cầu đặt lịch thường gặp tại tiệm.
Cách khách chọn dịch vụ, ngày và giờ
Kiểm tra xem khách có dễ tìm được dịch vụ mong muốn và nhận biết những khung giờ còn trống hay không. Nếu tiệm cung cấp các dịch vụ có thể đặt cùng nhau, hãy hỏi cách phần mềm hiển thị các lựa chọn đó và tính tổng thời gian cần thiết. Đồng thời, xác nhận cuộc hẹn được xác nhận ngay hay phải chờ nhân viên phê duyệt.
Lịch làm việc và thời gian còn trống của thợ nail
Tìm hiểu cách hệ thống thể hiện giờ làm việc, thời gian nghỉ và các cuộc hẹn hiện có của từng thợ. Kiểm tra cả trường hợp khách yêu cầu một thợ cụ thể và trường hợp khách chấp nhận bất kỳ thợ nào còn lịch trống. Hỏi ai có quyền cập nhật lịch làm việc và sau bao lâu những thay đổi đó được phản ánh vào các khung giờ khách có thể đặt.
Thời lượng dịch vụ và khoảng nghỉ giữa các cuộc hẹn
Mỗi dịch vụ có thể cần thời lượng khác nhau. Kiểm tra cách nhập thời lượng, liệu thời lượng có thể thay đổi theo dịch vụ hoặc theo thợ hay không và điều gì xảy ra khi khách chọn nhiều dịch vụ. Nếu nhân viên cần thời gian chuẩn bị hoặc vệ sinh giữa các cuộc hẹn, hãy hỏi liệu có thể đưa khoảng thời gian đó vào lịch và cách thiết lập cụ thể.
Xác nhận, đổi lịch và hủy cuộc hẹn
Theo dõi một cuộc hẹn từ lúc gửi yêu cầu ban đầu đến khi được xác nhận và có những thay đổi sau đó. Kiểm tra những thông tin khách có thể tự thay đổi, những việc nhân viên phải xử lý và liệu khung giờ cũ có được mở lại cho khách khác sau khi đổi hoặc hủy lịch hay không. Hỏi cách hệ thống giúp nhân viên tránh xử lý cuộc hẹn dựa trên thông tin đã cũ.
Nhắc lịch và phản hồi của khách
Hỏi những lựa chọn nhắc lịch hiện có, thời điểm có thể gửi tin nhắn và liệu việc gửi tin có bị tính phí riêng hay không. Nếu khách có thể trả lời, hãy tìm hiểu phản hồi hiển thị ở đâu và ai chịu trách nhiệm xử lý. Nhắc lịch là một phần trong kế hoạch tổng thể nhằm giảm tình trạng khách không đến hẹn tại tiệm nail.
Thông tin khách hàng cho những lần đặt lịch tiếp theo
Cân nhắc những thông tin quầy lễ tân cần để nhận biết khách quay lại và đặt lịch chính xác cho lần tiếp theo, chẳng hạn như thông tin liên hệ và lịch sử cuộc hẹn. Hỏi phần mềm lưu trữ những thông tin nào, ai được xem hoặc chỉnh sửa và cách xử lý hồ sơ khách hàng bị trùng. Xác nhận những dữ liệu nào có thể xuất ra nếu sau này bạn chuyển sang nhà cung cấp khác.
Kiểm tra phần mềm bằng những tình huống thực tế tại tiệm
Buổi demo phần mềm đặt lịch sẽ hữu ích hơn khi bám sát các tình huống mà quầy lễ tân xử lý mỗi tuần. Cung cấp cho mọi nhà cung cấp cùng một danh sách dịch vụ mẫu, thời lượng cuộc hẹn và lịch làm việc của thợ. Sau đó, yêu cầu họ trình diễn từng tình huống từ lúc nhận yêu cầu đến khi hoàn tất cập nhật lịch.
- Khách yêu cầu một thợ cụ thể hoặc chấp nhận bất kỳ thợ nào còn lịch trống. Kiểm tra các khung giờ được đưa ra trong từng trường hợp. Nếu thợ được yêu cầu không còn lịch trống, hãy hỏi khách và lễ tân sẽ thấy thông tin gì, đồng thời cách lựa chọn phương án thay thế.
- Khách đặt nhiều dịch vụ. Kiểm tra xem khung giờ đề xuất có tính đủ thời gian cho toàn bộ lượt đến và nhân sự cần thiết cho từng dịch vụ hay không. Hỏi nhân viên phải điều chỉnh những gì nếu một phần của cuộc hẹn thay đổi.
- Khách đến muộn hoặc gọi điện đổi lịch. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn cách nhân viên cập nhật cuộc hẹn, kiểm tra xung đột lịch và thông báo thông tin đã thay đổi. Đồng thời, hỏi điều gì xảy ra với khung giờ ban đầu.
- Khách đến không đặt trước khi lịch gần kín. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn cách nhân viên xem các cuộc hẹn hiện tại và thời gian còn trống của thợ trước khi đề xuất giờ phục vụ. Kiểm tra cách thêm khách vào lịch mà vẫn theo dõi đầy đủ các cuộc hẹn đã đặt.
Ghi lại những bước nhà cung cấp chưa thể trình diễn hoặc yêu cầu nhân viên phải xử lý bên ngoài hệ thống. Những chi tiết này giúp bạn so sánh mức độ phù hợp của từng lựa chọn với quy trình vận hành của tiệm.
Cách so sánh quy trình đặt lịch giữa các nhà cung cấp
Sử dụng cùng một bộ thông tin mẫu trong mọi buổi demo để so sánh cách từng hệ thống xử lý cùng một công việc. Chuẩn bị một danh sách ngắn gồm các dịch vụ và thời lượng tương ứng, lịch làm việc mẫu của nhân viên và các tình huống khách hàng ở phần trước. Yêu cầu từng nhà cung cấp thực hiện các tác vụ để bạn quan sát, bao gồm cả những bước lễ tân phải thao tác.
Ghi lại những gì bạn trực tiếp quan sát thay vì đánh dấu một tính năng là có chỉ dựa trên lời giới thiệu bán hàng. Bảng dưới đây có thể dùng làm phiếu đánh giá cho từng nhà cung cấp.
| Tình huống | Cách phần mềm xử lý | Thao tác nhân viên cần thực hiện | Chi tiết cần xác nhận |
|---|---|---|---|
| Khách yêu cầu một thợ cụ thể | Ghi lại các khung giờ hiển thị và điều gì xảy ra khi thợ đó không còn lịch trống. | Ghi chú liệu nhân viên có phải xem xét, phê duyệt hoặc thay đổi cuộc hẹn hay không. | Quy tắc xác định thời gian còn trống và các phương án thay thế được đưa ra |
| Khách chấp nhận bất kỳ thợ nào còn lịch trống | Ghi lại cách hệ thống chọn khung giờ và thợ còn lịch trống. | Ghi chú liệu nhân viên có phải phân công hoặc đổi thợ hay không. | Ai kiểm soát việc phân công và khi nào việc phân công được chốt |
| Khách yêu cầu nhiều dịch vụ | Kiểm tra cách hệ thống hiển thị lượt đến và tổng thời lượng cuộc hẹn. | Ghi chú các điều chỉnh thủ công về thời gian hoặc phân công nhân viên. | Thời lượng, thứ tự dịch vụ và lịch trống của nhân viên |
| Khách đến muộn hoặc thay đổi cuộc hẹn | Quan sát cách cuộc hẹn và lịch được cập nhật. | Ghi lại các bước cần thiết để kiểm tra xung đột lịch và thông báo cho khách. | Quyền thay đổi, thông báo cho khách và cách xử lý khung giờ ban đầu |
| Khách đến không đặt trước khi lịch gần kín | Kiểm tra cách nhân viên xem giờ trống và thêm lượt đến. | Ghi lại những bước cần thực hiện để không ảnh hưởng đến các cuộc hẹn đã đặt. | Khả năng xem lịch trống của nhân viên và nhận biết xung đột lịch |
Sau mỗi buổi demo, tổng hợp những câu hỏi chưa được giải đáp và yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng văn bản. Cách này giúp bạn so sánh toàn bộ quy trình đặt lịch, bao gồm cả những công việc nhân viên vẫn cần tự thực hiện.
Những câu hỏi cần đặt ra trước khi chọn phần mềm đặt lịch
Trước khi chọn nhà cung cấp, hãy yêu cầu câu trả lời rõ ràng về cách tạo, thay đổi cuộc hẹn và hỗ trợ sau khi thiết lập hệ thống. Sử dụng các câu hỏi này cùng với ghi chú từ buổi demo:
- Khách và nhân viên có thể tạo hoặc thay đổi cuộc hẹn qua những kênh nào? Xác nhận những việc khách có thể thực hiện trực tuyến và những việc nhân viên có thể xử lý tại quầy hoặc khi nhận cuộc gọi. Hỏi liệu các thay đổi có cần phê duyệt hay không và cách mọi người xem thông tin cuộc hẹn đã cập nhật.
- Ai kiểm soát thời gian còn trống, lịch làm việc của nhân viên và quy tắc đặt lịch? Tìm hiểu ai có quyền thay đổi giờ làm việc, thời gian nghỉ, thời lượng dịch vụ và các khung giờ cho phép đặt lịch. Hỏi sau bao lâu những thay đổi đó có hiệu lực.
- Việc nhắc lịch, dữ liệu khách hàng, hỗ trợ và các chi phí liên quan được xử lý như thế nào? Yêu cầu thông tin về các lựa chọn gửi tin và mức phí, quyền truy cập hồ sơ khách hàng, phân quyền nhân viên, phạm vi hỗ trợ và những khoản phí bổ sung. Hỏi cách xuất dữ liệu nếu sau này bạn đổi nhà cung cấp.
- Nhà cung cấp có thể trình diễn các tình huống của tiệm bằng thông tin mẫu không? Mang theo danh sách dịch vụ, lịch làm việc mẫu của nhân viên và một vài trường hợp thay đổi lịch thường gặp. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn từng bước, bao gồm cả những việc nhân viên phải xử lý thủ công.
Lưu lại bằng văn bản những câu trả lời ảnh hưởng đến quy trình hằng ngày hoặc tổng chi phí. Nếu một tính năng chỉ có trong gói cụ thể hoặc cần mua thêm, hãy yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ điều kiện đó trong báo giá.
Chuẩn bị chuyển sang phần mềm đặt lịch mới
Sau khi chọn nhà cung cấp, hãy lập kế hoạch chuyển đổi từ quy trình đặt lịch hiện tại. Kế hoạch rõ ràng giúp nhân viên theo dõi các cuộc hẹn sắp tới trong thời gian làm quen với hệ thống mới.
- Xác định thông tin cần chuyển. Liệt kê các cuộc hẹn sắp tới, thông tin liên hệ của khách và những dữ liệu khác mà nhân viên sử dụng để quản lý lịch. Hỏi nhà cung cấp những dữ liệu nào có thể nhập vào hệ thống và những dữ liệu nào có thể cần nhập thủ công.
- Thiết lập dịch vụ và lịch làm việc. Kiểm tra tên dịch vụ, thời lượng cuộc hẹn, giờ làm việc và thời gian nghỉ của thợ trước khi mở các khung giờ cho khách đặt.
- Kiểm tra quy trình cùng nhân viên. Phân công người kiểm tra việc tạo lịch mới, yêu cầu chọn thợ cụ thể, đổi lịch và hủy cuộc hẹn. Dành thời gian để lễ tân thực hành những bước họ sẽ xử lý hằng ngày.
- Xác nhận phạm vi hỗ trợ chuyển dữ liệu của nhà cung cấp. Hỏi ai chuẩn bị và nhập dữ liệu, những định dạng tệp được chấp nhận, nhà cung cấp sẽ kiểm tra những gì và việc thiết lập hoặc đào tạo có tính thêm phí hay không. Thống nhất cách xử lý các cuộc hẹn mới nhận trong thời gian chuyển đổi.
Trước khi áp dụng quy trình mới với khách, hãy đối chiếu một số cuộc hẹn sắp tới với lịch cũ. Phối hợp với nhà cung cấp và nhân viên phụ trách lịch để xử lý thông tin còn thiếu hoặc các cuộc hẹn bị trùng.
Trao đổi nhu cầu đặt lịch của tiệm với Senverse
Mang theo danh sách dịch vụ, lịch làm việc của nhân viên và những tình huống đặt lịch thường gặp đến buổi demo Senverse. Chia sẻ cách tiệm xử lý yêu cầu chọn thợ cụ thể, thay đổi cuộc hẹn và khách đến không đặt trước, sau đó yêu cầu đội ngũ trình diễn những bước Senverse có thể hỗ trợ cho mô hình vận hành của bạn.